Mit uns können Sie planen!
Als zentrale Instrumente der Unternehmensführung und des Controlling schaffen die Planung und Budgetierung einen langfristigen Nutzen für das Unternehmen. Trotzdem ist eine zweckmässige und effiziente Gestaltung der Planungsprozesse oft ein schwieriges Unterfangen und es fehlt häufig an einem sauberen und integriertem Planungskonzept, das auch in der Praxis anwendbar ist.
Genau hier setzt das BEEI Planungsvorgehen an. Dank langjähriger Erfahrung im Bereich Planung und in Kombination mit unserem BEEI-Beratungsansatz schaffen wir es, individuell zugeschnittene Planungsprozesse in Unternehmen langfristig zu verankern und legen grossen Wert auf die Verknüpfung von operativer und strategischer Planung.
Campus Planung, Budgetierung, Rolling Forecast, Simulationen, Planvarianten sind Themen, mit denen wir uns fortwährend auseinandersetzen.
Der Top-Down Ansatz, mit vorgegebenen Zielgrössen zur ganzheitlichen Betrachtung des Unternehmens, ist die effektive und schlanke Methode, sie kommt mit weniger Details aus, und birgt nicht die Gefahr, dass die einzelnen Teilpläne nicht aufeinander abgestimmt respektive aufeinander abstimmbar sind. So kann die Planung prozessual integriert und beliebig skaliert werden.
Den Planungsprozess im Griff haben
Es ist verblüffend, wie die Welt der Gegensätze sich darstellt. Da wird von hochintelligenten Planverfahren mit statistischen Einflüssen gesprochen und dann findet man allenthalben fliegende Excel, die händisch zusammengetragen werden, Strukturen, die lediglich die Vergangenheit widerspiegeln, keine Zielgrössen oder Benchmark, anhand derer die Zukunft abgebildet und auch keine vorgegebenen Planungsprämissen, die die wirtschaftliche Entwicklung einbeziehen.
Skalierbare Planung
Ausgehend von einer Finanzplanung haben viele Unternehmen das Bedürfnis, bestimmte finanzielle Grössen aus dem Detail heraus herzuleiten. Dieser treiberbasierte Ansatz erfreut sich grosser Beliebtheit und wird nahezu in jeder Planungsrunde bewusst oder unbewusst angewendet. Gerade im Umfeld des Controlling muss eine systemgestützte Planungsanwendung deshalb flexibel und erweiterbar sein. Auf der einen Seite soll eine Finanzplanung jederzeit durch eine operative Planung vertikal ergänzt, auf der anderen Seite soll auch diese Erweiterung kontinuierlich im Sinne der vertikalen Skalierbarkeit ausgebaut werden können.
Im Rahmen unserer Planungserfahrung hat BEEI Projektstandards entwickelt, die eine solche vertikale Skalierbarkeit ohne grossen Aufwand umsetzen lässt. Gerade durch dieses standardisierte Vorgehen lässt sich im Zuge der Zeit eine Top-Down Planung über die Finanzplanung jederzeit mit einer operativen Planung verbinden. Ob dabei der operative Teilplan eine Personalplanung oder eine Vertriebsplanung abdeckt, kann individuell erarbeitet werden. Ob Änderungen in den Teilplänen im Sinne einer integrierten Planung direkt eine Auswirkung auf die Finanzplanung haben sollen oder eben dies als Sollbruchstelle ganz im Sinne des Campus-Ansatzes genutzt wird, bleibt frei.
Dynamisches Gegenstromverfahren
Die Unternehmensplanung mit der Eingabe von nur wenigen, auf die strategischen Ziele ausgerichteten, Kennzahlen zu erledigen, ist als Managementvorgabe für die Einführung einer BI-Umgebung nicht ungewöhnlich (Top-Down Ansatz). Dennoch wird dieses ambitionierte Ziel oft im Ganzen gar nicht und selten nur in Teilbereichen umgesetzt. Die Herausforderung, die fachliche Fragestellung auf eine klar messbare Kennzahl herunterzubrechen, wird dabei oft unterschätzt.
Der gegensätzliche Ansatz ist Bottom-Up getrieben, beginnt in der Fachabteilung und gibt die Teilpläne an die übergeordnete Stufe weiter. Dort werden diese koordiniert, kontrolliert, integriert, ergänzt und wiederum an die nächst höhere Ebene weitergeleitet. Der Aggregationsgrad nimmt dabei stetig zu. Am Ende des Prozesses soll die strategische Planung für das gesamte Unternehmen stehen. Diese Planungsrichtung beinhaltet jedoch einen hohen Koordinations- und Zeitaufwand, denn nicht selten lassen sich einzelne Teilpläne nur schwer vereinheitlichen oder die gesetzten Ziele führen zu einem tieferen Zielniveau.
Der BEEI-Planungsansatz verfolgt grundsätzlich den Ansatz des Gegenstromverfahrens um die jeweiligen Stärken beider Ansätze optimal miteinander zu kombinieren. Bei der Ausgestaltung der Planung kann mit Hilfe des BEEI-Beratungsansatzes auf die Individualitäten des Unternehmens eingegangen werden. Die BEEI schafft auf Basis der eingesetzten Tools eine individuell anpassbare Vorlage für die Darstellung und Eingabe von Plankennzahlen; selbstverständlich mit der Möglichkeit zur Kommentierung und Anzeige der jeweiligen Kennzahlen-Definition. In der Darstellung der Kennzahlensysteme hat sich der Kennzahlenbaum, als die praktikabelste Methode herausgestellt. Die Zusammenhänge der einzelnen Einflussfaktoren, sowie auch die Auswirkungen bei Anpassungen (z.B. bei der Planung) lässt sich in dieser Darstellungsart am einfachsten bewerkstelligen, darf aber in seiner Komplexität nicht unterschätzt werden.
Ebenfalls können bereits bei der Planungseingabe Teilpläne von Beginn an miteinander vernetzt werden, sodass Unstimmigkeiten gar nicht erst auftreten.
Transparenz über die liquiden Mittel
Die Aufgabe der Finanzplanung ist es, Transparenz über den zur Verfügung stehenden Cashflow oder den Bedarf an liquiden Mitteln über die nächsten Perioden oder Jahre zu erhalten. Sie macht sichtbar, welche finanziellen Mittel für allfällige Investitionen zur Verfügung stehen.
Die in Lucanet integrierte Finanzplanung ermöglicht eine Überleitung der Erfolgsrechnung in eine Bilanz und Geldflussrechnung und kann auch in der Plan-Konsolidierung die hinterlegten Konsolidierungsregeln nutzen. Durch vordefinierte, einfach anpassbare Strukturen können Finanzdaten besser geplant werden.
Von der Finanzplanung hängt es ab, ob und zu welchen Bedingungen Banken oder andere Kapitalgebende Kredite an Unternehmen vergeben. Ergänzt mit der erstklassigen Extended Planning & Analysis (xP&A)-Lösung von Lucanet fliessen in die Finanzplanung zahlreiche Teilpläne mit ein, unter anderem die Personal- und die Umsatzplanung, die Materialplanung oder die Investitionsplanung.
Die CFO Solution Platform unseres Partners Lucanet für Finanzplanung und Controlling stärken Sie Ihr Unternehmen; für 360°-Transparenz und verbesserte Entscheidungsfindung!
Ineinandergreifende Planungszyklen
Der Begriff Planung kann in einem Unternehmen vielfältige Bedeutungen haben, nicht zuletzt dann, wenn das Unternehmen mit mehreren Planungsarten arbeitet. Forecast, Budgetierung, Mehrjahresplanung, Strategische Ziele, Simulationen, Planvarianten sind Themen, mit denen wir uns fortwährend auseinandersetzen. Dabei verfolgen wir das Ziel, die einzelnen Planungsarten bestmöglich miteinander zu verbinden und in Abhängigkeit zu setzen.
Erfahrung und standardisierte Prozesse basierend auf Best-Practice-Ansätzen unterstützen unsere BeraterInnen bei der Implementierung von Planungslösungen mit ineinandergreifenden Planungszyklen. Selbstverständlich greifen wir dabei auf bekannte und bewährte Berechnungsgrundlagen zurück, angereichert mit Eigenlösungen, die sich in der Praxis bereits vielfach bewährt haben.
Das Ineinandergreifen und die einfache Möglichkeit für Planungsanpassungen erlauben eine effektivere, schlankere Methode zur Ermittlung der Zielerreichung mehrerer Jahre im Voraus. Es steigert die Planungssicherheit und ermöglicht eine verlässliche Zukunftsbetrachtung des Unternehmens, mit der Möglichkeit finanzielle Unsicherheiten und Engpässe früher zu erkennen und dadurch auf strategischer Ebene frühzeitig einzugreifen.
Forecast – Automatisch kalkuliert und manuell anpassbar
Wieso denn eigentlich nicht einfach mal die Maschine rechnen lassen?
Aus den verfügbaren Ist- und Budget-Zahlen lässt sich eine gerechnete Jahreserwartung problemlos erzeugen. Und wer dann möchte, der kann gerne korrigierend eingreifen (wie beim Rolling Forecast RFC). Diese Prognoserechnung steht ohne Zusatzaufwand jeden Monat zur Verfügung.
Rolling Forecast – zum Jahresende oder rollierend für 18 Monate
Die (Jahres-)Erwartungsrechnung, auf’s Jahresende hin gerechnet, versteht sich rollierend hinsichtlich des mehrfachen Wiederholens der Eingabe von erwarteten Werten, die zu Jahresendwerten aufaddiert werden. Demgegenüber wird beim «richtigen» Rolling Forecast rollierend ein Forecast über 15 oder 18 Monate berechnet. Zum Ablauf eines Quartals wird ein Neues angefügt. Die Werte dafür werden zunächst vorgeschlagen und dann bei abweichenden Gegebenheiten, wie auch die Quartale davor, angepasst. Damit liegen zeitnah angepasste Erwartungswerte vor, die für das aktuelle Quartal auf den Monat herabgebrochen sind.
Wer nun dazu bemerkt, dass damit doch ein Mehraufwand verbunden sei, der sollte sich fragen, ob nicht eine fehlende systemische Basis dafür verantwortlich ist! – Und eine bessere Qualität der Erwartungswerte durch die Anpassung an aktuelle Umstände mehr wert ist. Bei genauer Betrachtung wird klar, dass das Erstellen des Budgets für das Folgejahr mit dem RFC Mitte Jahr bereits frei Haus vorliegt.
Mehrjahresplanung / Mittelfristplanung – rollierend oder jeweils für sich
Die Mittelfristplanung (MFP) konzentriert sich auf finanzielle Grössen, angereichert um ausgewählte ergänzende Angaben. Zentraler Baustein ist die Erfolgsrechnung, für die meist ein Zeitraum von drei Jahren erarbeitet wird.
Immer wieder taucht dabei die Frage auf, ob jeweils drei Jahre neu zu planen sind oder jeweils nur das eine neue Jahr, das hinzukommt.
Beide Positionen erhalten gute Argumente. Für uns spielt das keine Rolle, wir machen gerne das, was Sie präferieren oder auch beides. Spannend wird es bei der Frage, inwieweit die Mehrjahresplanung (MJP) für das Budget gültig ist. Das Gegenstromverfahren kann hier sehr interessante Abweichung aufzeigen, die näher zu betrachten sind.
Teilpläne integrieren – vertikale Skalierbarkeit
Die Budgetierung ist in der Regel der aufwändigste Prozess, sofern man es nicht aus dem RFC ableitet oder aus der Mehrjahresplanung herunterbricht. Die Frage ist natürlich, bis zu welchem Detaillierungsgrad überhaupt budgetiert werden soll. Wir sprechen von einer nach unten frei skalierbaren Budgetierung, in der je nach Bedarf Teilpläne/-budgets separat erarbeitet und zusammengeführt werden können. Das müssen Sie nicht am Anfang festlegen – eine Erweiterung ist zu jeder Zeit möglich.
Mit welchen Mechanismen Sie budgetieren möchten, ob manuelle Eingaben mit oder ohne Vorschlagswerte, ob Fortschreibung mit Planungsprämissen / Wachstumsfaktoren bis hin zu mathematischen Verteilungsmethoden, können sie entscheiden.
Entscheidend ist die systemische Abstützung, denn ohne «flying Excel» stehen Ihnen die Möglichkeiten und das Budget in Echtzeit auf allen Aggregationsstufen zur Verfügung. Verschiedene Varianten für eine Treiber orientierte «What-if-Analyse» liegen für GAP-Analysen ebenso wie für alternative Marktannahmen vor.
Wissen als Leistungsfaktor
Basierend auf unseren Erfahrungen haben wir im Laufe der Zeit Planungsmodule entwickelt, die bei unseren Projekten zum Einsatz kommen. Das heisst, dass wir standardisierte Teilapplikationen einsetzen, die sich bereits am Markt bewährt haben. Gerade ein Rolling Forecast oder treiberbasierte Planungen sind in ihrem Grundaufbau immer ähnlich. So führt der Einsatz unserer Planungsmodule zu einer kürzeren Implementierungszeit und unterstützt die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Die Flexibilität liegt uns dabei am Herzen – so können unsere Module ideal an Ihr Unternehmen angepasst werden.
Wir sind für Sie da
Egal ob Sie Ihren Planungsprozess optimieren möchten oder neu in das Thema Planung einsteigen – unsere ProjektleiterInnen stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite. Mit unserer Erfahrung können wir Sie bei den Herausforderungen Ihrer Planungsprozesse beraten und unterstützen. Dabei ist es uns wichtig, gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Denn Ihre Lösung steht bei uns im Mittelpunkt.
Mit der Beratung von BEEI, kombiniert mit unserer Planungserfahrung, haben Sie Ihre Planung jederzeit im Griff.
